Transparență totală în orele facturabile
Claritate în felul în care timpul se transformă în venituri — pentru fiecare proiect, pentru fiecare client.
PlanArty conectează pontajul orelor, bugetele proiectelor și facturarea într-un singur flux clar și coerent.
Știi mereu unde se duce fiecare oră facturabilă și cât valorează ea cu adevărat.
“Claritate, nu haos. Pentru că profitul vine din precizie.”
- Fără card de credit
- Alătură-te altor firme de prestări servicii care au încredere în PlanArty
Unde își pierd echipele precizia
Tabelele Excel erau suficiente când proiectele erau mici. Dar, pe măsură ce volumul de lucru crește, apar zonele oarbe.
Orice companie de prestări servicii ajunge, mai devreme sau mai târziu, în punctul în care urmărirea manuală a orelor nu mai este deajuns.
Orele sunt înregistrate cu întârziere, datele despre proiecte sunt împrăștiate în fișiere diferite, iar deciziile se bazează tot mai des pe estimări, nu pe certitudini.
Iar din acel moment, micile inexactități se transformă în profit pierdut.
Haosul
Fișierele Excel dezordonate și datele ținute separat te împiedică să ai o singură sursă de adevăr.
Presupunerile
Estimezi profitabilitatea proiectelor și speri ca, la finalul lunii, calculele tale să fie corecte.
Fricțiunea
Îți petreci timpul alergând după pontaje și calculezi manual orele facturabile.
Colectarea orelor facturabile — pas cu pas
O prezentare clară a modului în care orele facturabile ajung într-o singură listă, gata de facturare.
1
Pasul 1 – Adăugarea Clienților si al Proiectelor
Înainte de a colecta orele facturabile, stabilești structura de bază a activității tale.
1) Adaugă clienții
Mergi la Setări → Clienți și adaugă numele clienților. Atât — doar numele. Fără formulare stufoase de CRM, fără câmpuri inutile.
2) Creează proiectele și leagă-le de clienți.
- Alege clientul
- Stabilește dacă proiectul este facturabil sau nu
- Definește tariful orar al proiectului pentru calculul sumei facturabile
Date Opționale: culoarea proiectului (pentru calendar), o scurtă descriere și posibilitatea de a suprascrie tariful orar pentru fiecare task.
In acest moment, PlanArty știe ce taskuri aparțin fiecărui client și cât valorează o oră.
Încă nu s-a facturat nimic — este doar o structură clară și ordonată.
2
Pasul 2 – Decide ce consideri ore facturabile
După ce proiectele sunt create, definești modul în care orele facturabile vor fi înregistrate în spațiul tău de lucru.
| Tip înregistrare | Cum se înregistrează | Exemplu |
|---|---|---|
| Pontaje de timp (Time Tracks) | Start/stop timer în timpul lucrului | Scrierea unui articol; Dezvoltarea unui software |
| Intervale planificate (Time Blocks) | Interval de timp planificat in Calendar, setat ca și “Finalizat” când ai terminat treaba | Mentenanță programată; Backup-uri săptămânale |
Alege modul în care sunt colectate orele facturabile (setare globală):
Poți modifica această setare oricând.
- Doar timpul pontat — fluxul clasic bazat pe cronometru
- Doar blocurile de timp finalizate — pentru activitati planificate
- Ambele — opțiunea folosită de majoritatea echipelor, inclusiv de noi
În firma noastră, programatorii își înregistrează munca folosind funcționalitatea de pontaj, iar în paralel planificăm și sarcini cu oră fixă, cum ar fi „vineri, ora 14:00 — backup baza de date”.
Ambele tipuri de activități trebuie să fie facturabile, așa că folosim setarea Ambele (Pontaje + Blocuri finalizate).
3
Pasul 3 – Echipa ta își înregistrează activitatea, iar orele facturabile se colectează automat.
Zi de zi, echipa ta își înregistrează munca așa cum ai stabilit la Pasul 2.
PlanArty adună automat în background toate elementele facturabile.
A) Pontaje de timp (muncă în timp real)
Membrii echipei pornesc cronometrul când încep o activitate și îl opresc când termină.
Fiecare înregistrare preia automat tariful orar și statutul de facturare al proiectului — poți modifica manual marcajul de facturare pentru o înregistrare, dacă este necesar.
B) Intervale de timp (muncă planificată)
Programezi intervalele de timp direct în calendar (ex.: marți, 15:55–19:00 – „Revizuire specificații proiect”).
Când activitatea este finalizată, setezi intervalul ca Finalizat.
Dacă setarea globală include blocurile de timp, cele finalizate vor apărea automat în lista orelor facturabile.
Detalii simple care economisesc timp
Setări individuale la nivel de activitate: poți modifica tariful orar și statutul de facturare pentru anumite sarcini, atunci când este nevoie.
Două descrieri: adaugă o notă internă pentru echipă și o descriere clară, destinată clientului, pentru exporturi.
4
Pasul 4 – Verifică elementele facturabile înainte de facturare
Când vine ziua de facturare, confirmi ce urmează să fie facturat — totul într-un singur loc, fără spreadsheet-uri.
Filtrează datele după:
- Client / Proiect: afișează doar elementele unui anumit client sau proiect.
- Perioadă: alege rapid intervale predefinite, precum Luna trecută, sau setează un interval personalizat.
- Tip: pontaje, blocuri finalizate sau ambele (în funcție de setarea globală).
Totaluri în care poți avea încredere
Deasupra listei vezi numărul exact de ore și suma totală facturabilă pentru datele filtrate — fără să mai ai nevoie de calculator.
Vorbește două limbi: „limba tehnică” pentru echipă și „limba valorii” pentru client
Fiecare înregistrare permite două descrieri.
Folosește nota internă pentru detalii tehnice, iar descrierea pentru client pentru un rezumat clar și profesional.
Dacă la un task există o descriere destinată clientului, aceasta va fi afișată în export, alfel cea internă.
Audit rapid
- Verifică rapid înregistrările neobișnuit de lungi sau scurte și confirmă statutul de facturare.
- Sortează după utilizator pentru a te asigura că toți colegii și-au înregistrat orele lucrate pentru perioada selectată.
- Verifică punctual sarcinile care au tarife orare modificate, atunci când este nevoie.
5
Pasul 5 – Exportă datele de facturare
După ce totul a fost verificat, exporți lista de elemente facturabile și o atașezi la factură — complet transparentă, deja calculată și ușor de verificat.
Export Excel cu un singur clic
Exportul conține doar elementele filtrate — cu totaluri, descrieri pentru client, ore, sume și detalii ale taskurilor facturate. Nu este nevoie de nicio curățare suplimentară.
Funcționează cu orice sistem de facturare
PlanArty nu înlocuiește instrumentul tău de facturare — îl alimentează.
Continui să folosești programul tău de facturare preferat, dar nu mai pornești niciodată de la o foaie goală.
De ce clienții rareori contestă facturile emise de utilizatorii PlanArty
- Fiecare linie din anexă are o descriere clară, ușor de înțeles de către client — fără jargon intern.
- Totalurile corespund exact istoricului de lucru — fără rotunjiri și fără „linii în plus”.
- Poți răspunde la orice întrebare cu un singur clic, având indormația direct în anexa facturii.
Cel mai simplu mod de a ști dacă un instrument ți se potrivește este să-l folosești în munca reală.
Începe să folosești PlanArty în următorul tău ciclu de facturare și vezi câtă claritate aduce un sistem integrat.