Nu este o poveste despre oameni leneși. E o poveste despre muncă invizibilă, sisteme greșite, și anxietatea tăcută care apare atunci când realizezi că firma ta e plină de proiecte… dar cu profit la limită.
Punctul critic — anxietatea tăcută care nu avea sens
De obicei se întâmpla la sfârși de lună, târziu, după ce toată lumea plecase acasă. Biroul era pustiu, eu stăteam singur cu aceleași sheet-uri Excel care mâncau ore bune din energia și timpul meu de luni de zile. Aveam un flux constant de proiecte, o echipă de profesioniști buni, care își dădeau silința.
Luna ar fi trebuit să fie bună.
Dar pe măsură ce treceam prin cifre — salarii, furnizori, taxe, tot „clasicul” de la final de lună — aceeași senzație se întorcea.
O anxietate tăcută pe care nu mai puteam s-o ignor.
Pentru că de fiecare dată când făceam calculele, rezultatul era aproape același: rămânea foarte puțin profit. Uneori nimic. Alteori chiar mai puțin decât nimic.
Și îmi puneam mereu aceeași întrebare:
Cum e posibil să muncim atât de mult, să fim atât de buni în ceea ce facem… și totuși firma să meargă aproape pe zero?
Vinovatul fals — „Poate doar uităm lucruri…”
Nu mi-am învinuit niciodată echipa.
Îi cunoșteam prea bine. Nu erau leneși. Nu mimau munca. Erau profesioniști buni, care dădeau tot ce puteau în fiecare zi.
Așa că am ales explicația cea mai simplă:
Poate suntem doar slabi la partea de administrativ… poate oamenii mai uită să logheze ce fac.
Părea o scuză inofensivă. O mică scăpare omenească. Ceva ce s-ar rezolva cu câteva reminder-e. Dar chiar în timp ce gândeam asta, simțeam că ceva nu se leagă. Simțeam că nu putem rezolva problema cu un „vă rog completați timesheet-urile mai des”.
Golurile erau prea mari. Inconsistențele prea dese.
Era ceva fundamental greșit în sistem — doar că încă nu vedeam ce.
Momentul “AHA” — Death by a Thousand Cuts
Schimbarea a venit chiar a doua zi, când m-am așezat cu echipa și am deschis toate foile de calcul pe care le aveam.
Fără scurtături. Fără presupuneri. Doar realitatea brută a datelor noastre, rând cu rând.
Nu a durat mult până când imaginea a început să se contureze.
Am găsit ore trecute în fișiere greșite.
Ore lipsă complet pentru că au fost „doar un call rapid”.
Ore îngropate atât de adânc în scope creep încât nimeni nici măcar nu le mai observa.
Luate separat, nimic din toate astea nu părea dramatic.
Erau mici. Inofensive. Ușor de trecut cu vederea.
Dar împreună…
Era moarte printr-o mie de tăieturi mici.
Lucruri mici, nesemnificative luate separat, dar care, puse cap la cap, explicau perfect de ce cifrele nu ieșeau niciodată.
De ce fiecare lună se încheia cu aceeași anxietate tăcută.
Și în acel moment a devenit dureros de clar:
Nu a fost niciodată o problemă de oameni.
A fost o problemă de sistem — un sistem necorespunzător.
Victoria — Dintr-odată, totul a devenit clar
După ce am schimbat în sfârșit modul în care ne urmăream timpul, totul s-a schimbat.
Facturarea nu mai era o zi întreagă de stres.
Ce înainte însemna ore de copiat, verificat și îndoieli la fiecare colț, a devenit un task clar, simplu, de 20–30 de minute.
Clienții au încetat să mai conteste facturile, pentru că în sfârșit puteam să le arătăm o evidență clară și transparentă a fiecărei ore facturate.
Fără confuzii. Fără tensiuni. Fără conversațiile jenante în care încercam să justificăm munca „din memorie”.
Iar cel mai mare câștig a fost ceva ce doar fondatorii simt cu adevărat:
Marja noastră de profit s-a stabilizat în sfârșit.
Nu pentru că am muncit mai mult.
Nu pentru că am mărit prețurile.
Ci pentru că, în sfârșit, vedeam totul — clar, consecvent și fără haosul care ascunsese adevărul atâta timp.
A fost ca și cum mi s-ar fi ridicat o greutate de pe umeri.
Un fel de liniște interioară pe care nu o mai simțisem de ani de zile.
Nu mai ghiceam.
Nu mai speram.
Aveam, în sfârșit, control.
Sistemul care, în sfârșit, a funcționat
Am renunțat la spreadsheet-uri împrăștiate peste tot și am construit un sistem coerent, în care fiecare oră, fiecare proiect și fiecare factură sunt conectate.
Iată cum funcționează:
1
Configurează-ți structura
Începem prin a defini pentru cine lucrăm și ce facem.
- Adaugăm fiecare client.
- Creăm fiecare proiect și îl legăm de clientul corect.
- Pentru fiecare proiect stabilim fie tariful orar, fie prețul fix.
Așa obținem imaginea completă: cine, ce, cât.
2
Decide ce se consideră muncă facturabilă
Stabilim de la început cum vom înregistra orele:
- Vom folosi time tracking în timp real (timer)?
- Vom folosi blocuri de timp programate (muncă planificată, marcată ca finalizată)?
- Sau ambele?
Alege metoda pe care echipa chiar o va folosi — și rămâi consecvent.
Noi folosim ambele.
3
Înregistrăm totul în timp real
Ne asigurăm ca metoda de logare al orelor să fie firească și imediată, ca să nu se piardă nimic pe drum:
- Folosim note interne pentru echipă și o descriere clară, curată, pentru exporturile de date către clienți.
- Pentru taskurile live, echipa pornește un timer și îl oprește când termină.
- Pentru taskurile programate, marcăm blocul ca „finalizat” atunci când chiar este finalizat.
- Fiecare înregistrare se leagă automat de proiect, de tarif și de indicatorul „facturabil sau nu”.
4
Verificăm înainte de facturare
Nu așteptăm haosul de la final de lună.
- Filtrăm orele înregistrate după client, proiect și interval de timp.
- Verificăm totalul orelor și suma calculată.
- Căutăm anomalii: înregistrări prea lungi sau prea scurte, taskuri lipsă, tarife suprascrise.
- Corectăm orice neconcordanță.
5
Exportăm datele de facturare
După ce orele au fost verificate:
- Exportăm lista orelor facturabile.
- Fiecare linie conține numărul de ore, tariful, descrierea pentru client și valoarea.
- Folosim aceste date pentru a crea factura.
Acum, fiecare factură este susținută de o listă verificabilă al orelor facturate.
Acesta este sistemul pe care l-am construit, l-am îmbunătățit și pe care îl folosim și astăzi — trecând de la foi de calcul și “să ne aducem aminte” la claritate și control.
Invitația
Dacă vrei să vezi cum funcționează acest sistem în practică, am documentat exact workflow-ul pe care îl folosim chiar noi în PlanArty — instrumentul de diagnostic al pierderilor de profit pe care l-am construit pe baza tuturor lucrurilor învățate în această călătorie.
Acest walkthrough arată varianta practică, pas cu pas, a tot ce am descris mai sus.
Dacă ești curios să-l explorezi, îl găsești aici: Transparență totală în orele facturabile
